Valilik toplantı salonunda gerçekleştirilen toplantıya; Vali Şahin’in yanı sıra Hasankeyf Kaymakamı Şenol Öztürk, Hasankeyf Belediye Başkanı Abdulvahap Kusen, Hasankeyf Meslek Yüksekokulu Müdürü Doç. Dr. Feridun Duman, İl Özel İdaresi Genel Sekreteri Abdulkadir Özer, İl Kültür ve Turizm Müdürü İhsan Aslanlı, Belediye Başkan Yardımcısı Ali Osman Bilgili, İl Tarım ve Orman Müdürü Mehmet Aydın, Gençlik ve Spor İl Müdür Vekili İbrahim Rüzgar, Belediye Kültür ve Sosyal İşler Müdürü Metin Gürbüz, Belediye Spor İşler Müdürü Burak Eren, TÜRSAB İl Temsilcisi Emin Ramanlı ve İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü'nden görevli uzman personel katıldı.
Festival için yapılan hazırlıkların sunumu ile başlayan toplantıda, festival için yürütülecek hazırlık çalışmaları ele alınarak görüşüldü.