Muhasebe İşletmelerin temel muhasebe işlemlerini takip etmektir. Ön muhasebe işletmenin parayla ifade edilen işlemlerini yani, işletmenin nakit parası, stokları, müşterileri, çekleri, senetleri, banka hesapları gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır.
Ön muhasebe tutmak demek belgelerin muhasebe kayıt sistemlerine işlenmesi için bir hazırlık aşaması demektir. Muhasebe kayıt sistemleri belgelere dayanılarak yapılır. Bu belgeler ise işletmeler tarafından toplanır. İşte bu belgeleri düzenleyerek takip edecek kişilere ihtiyaç vardır. Bu kişilerde işletmelerin ön muhasebesini tutmuş olurlar. Yine işletmeler tarafından çok kullanılan işlemlerde ön muhasebe tarafından takip edilebilir. Örneğin, stok durumları, çek ve senet durumları, banka hesaplarındaki durumlar gibi.
İşletmeler basit ve temel işleri yapabilecek eleman görevlendirirler. Bunlar da ön muhasebe elemanı olarak adlandırılmaktadır. İşletmelerde yetenekli ön muhasebecilerin bulunması firmaların kurumsallaşma süreçlerinin en temel dayanağı olduğu görüşündeyim.
Peki, Ön Muhasebe Elemanları Nelere dikkat etmeleri gerekmektedir?
1- İşletmeye giren mal, malzeme veya hizmet alışının irsaliyelerinin muhafazası
2- Satıcıya çek, senet ya da banka havalesi ile ödeme yapılıyorsa makbuzlarının mutlaka alınması
3- Gelen faturalarla irsaliyelerin karşılaştırılması veya irsaliye geldiğinde verilen sipariş emri ile tutarlılığının incelenmesi..
4- Malzeme teslim aliş noktasıyla (depo, şantiye,mal kabul reyonu ) irtibatlı olup hatalı, kusurlu, ayıplı, malların hizmetin tesbiti..
5- İşletmeye alınan demirbaş ve cari hesap niteliğindeki satıcı faturalarının mümkünse fotokopisinin alınması, dosyalanması.
6- Alınan demirbaşların garanti belgelerinin mutlaka saklanması
7-Alınan fatura, irsaliye gibi belgelerin tarihlerinin kontrolü, imzalarının kontrolünün yapılması
8- Her türlü harcama ve gider evrakının makbuzlar dahil bigisayar excel ortamında kayıt edilmesi (formatı belirlenmiş)
9- Kesilen her faturanın bir kopyasının koçanda kalmasını sağlamak ve bir kopyasının klasörde saklanması
10-Her ay sonunda muhasebe ile irtibat kurup bordro ve personel ücret pusulalarının alınması..
11-Alınan ücret pusulalarının imza karsılığı personele dağıtılması ve bir suretinin personel dosyasına konulması..
12-Yıllık izin kullanan personelin dilekcelerinin alınması ve izin defterini imzalamasının saglanması
13-Rapor alan personelin raporlarının anında muhasebeye bildirilmesi
14-Resmi dairelerden gelen yazılardan muhasebeyi ilgilendiren her türlü belge, bilginin muhasebeye zamanında ulaştırılması
15- Bankalardan gelen bilgilerin, dekontların, yazıların muhasebeye ulaştırılması
16- Vergi dairesi veya diğer resmi kurumlardan gelen imza karsılıgı belgelerin üzerine mutlaka tebellüğ yani alındığı günün tarihinin atılıp muhasebeye bilgi verilmesi ve bir kopyasının iletilmesi.
17- Resmi daireler ile görüşme yapıldığında mümkünse muhasebeciye yönlendirilmesi veya goruşülen kişinin ad, soyad, telefon ve dahili numaralarının not edilmesi.
18-Vergi dairesi, SSK ya da baska resmi kurumdan bir ziyaretçi geldiğinde (denetleme elemanı, inceleme elemanı vs) derhal muhasebeci ile irtibat kurulup bildirilmesi, bilgi verilmesi.
19-Küçük kasa mevcutsa belgesiz hiç bir ödemenin yapilmamasi.. ve alınan belgelerin geçerli olup olmadiğinin kontrolü.
20-Satıcılar veya alıcılar için bir cari hesap tutuluyorsa muhasebe ile bu bilgilerin devamlı paylaşılması..
21- Fatura, irsaliye, diğer tastike tabi evrak ve belge bastırılması, onaylanması durumunda muhasebeye haber verilmesi ve bunlara ait bilgilerin bir kenara not edilmesi, kaç sayfa, adet vs. gibi
22-Vergi dairesi veya SGK’ ya bir dilekçe yazılması durumunda mutlaka suretinin saklanmasi bir suretinin muhasebeye gönderilmesi..
23-Bu bilgi ve belgelerin depolanması sırasında kolay bulunur, kaybolmayacak yapıda bir dosya sisteminin oluşturulması...
24-Şirket için verilmiş olan şifre ve benzeri dokümanlarin düzgün saklanması..
25- Şirket demirbaşlarının bir liste halinde kimin kullandığı da belirtilerek kayıt edilmesi.
26- Kaybolan demirbaş veya zayii olan demirbaş için muhasebeye bilgi verilmesi..
27- Varsa bankalardan düzenli bir sekilde her ay sonunda mümkünse bilgisayar ortamında hesap özetlerinin alınıp muhasebeye iletilmesi..
28- İrsaliyelerden fatura takip ederken gelmeyen faturaların gözden kaçırılmaması bunun bir takım beyannameleri etkileyeceği göz önüne alınarak çok geç gelen (örneğin bir önceki ay tarihli) faturaların muhasebeye danışılmadan teslim alınmaması.
29- Muhasebeye her türlü bilgi sorulması ,bir konunun iletilmesi, bir dosyanın bir evrakın gönderilmesi mutlaka mail yolu ile yapılıp bu yazışmaların saklanması (mail kutusunda) ve muhasebeden gelen maillerinde saklanması.
Firmalar yukarda yazılı husuları yerine getirebilecek ön muhasebe elemanı çalıştırmaları kurumsal olma yolunda çok büyük bir aşamayı geçtiklerinin belirtisi olacaktır.
